스타트업 협업툴은 무엇을 보고 골라야 하나요?
협업툴 선택의 출발점은 기능 비교가 아니라 인당 월 단가에 팀 인원과 도구 개수를 곱해 보는 일입니다. 슬랙 프로는 연간 결제 기준 사용자당 월 7.25달러, 노션 플러스는 월 10달러, 트렐로 스탠다드는 월 5달러입니다. 국내 서비스인 잔디는 프리미엄이 멤버당 월 6,000원 수준입니다. 10인 팀이 도구 네 개를 유료로 쓰면 인당 월 30달러 안팎, 연간 3,600달러가 됩니다. 금액보다 중복이 문제입니다. 같은 기능을 두 도구에서 쓰고 있는데 어느 쪽도 끊지 못하는 상태가 스타트업에서 가장 흔한 낭비입니다.
목차
- 스타트업 협업툴은 무엇을 보고 골라야 하나요?
- 10인 팀의 구독 명세서를 열어 본 날
- 협업툴은 네 가지 층으로 나뉩니다
- 요금 구조는 어떻게 다른가요?
- 10인 팀 연간 총비용을 계산해 보면
- 무료 플랜의 숨은 비용
- 도구를 줄일 때 쓰는 기준
- 도입 순서는 인원 수에 따라 달라집니다
- FAQ
- 같이 읽으면 좋은 것들
10인 팀의 구독 명세서를 열어 본 날
지난해 시드 단계 팀의 운영비를 함께 정리한 일이 있습니다. 대표가 "툴 비용은 얼마 안 들어요"라고 말했는데 카드 명세서를 열어 보니 이야기가 달랐습니다.
구독 항목이 열한 개였습니다. 커뮤니케이션 도구 두 개, 문서 도구 두 개, 디자인 도구, 이슈 트래커, 고객 문의 도구, 메일 발송 도구, 파일 저장소, 전자서명, 그리고 쓰지 않는 프로젝트 관리 도구 하나였습니다. 합계는 월 42만 원이었습니다. 1인 인건비의 10분의 1 수준이니 큰 금액은 아니지만 문제는 다른 곳에 있었습니다.
문서 도구가 두 개라서 회의록이 양쪽에 흩어져 있었습니다. 신입 개발자가 기획서를 찾지 못해 같은 질문을 두 번 했고 그 과정에서 반나절이 날아갔습니다. 쓰지 않는 도구 하나는 6개월간 결제만 되고 있었습니다. 정리 결과 도구는 열한 개에서 여섯 개로 줄었고 월 비용은 24만 원이 됐습니다. 18만 원을 아낀 것보다 문서가 한 곳에 모인 쪽이 큰 수확이었습니다. 그때부터 협업툴 비용을 금액이 아니라 탐색 시간으로 환산해 보게 됐습니다.
협업툴은 네 가지 층으로 나뉩니다
도구를 고르기 전에 층을 구분해야 중복이 보입니다.
- 커뮤니케이션 층: 실시간 대화와 알림을 다룹니다. 슬랙, 잔디, 팀즈가 여기 속합니다. 이 층은 하나만 두는 것이 원칙입니다. 두 개를 쓰면 어디에 말했는지 찾는 비용이 생깁니다.
- 지식 층: 문서, 회의록, 정책, 온보딩 자료를 쌓습니다. 노션, 컨플루언스, 구글 문서가 해당합니다. 여기도 하나로 모으는 편이 좋습니다.
- 작업 층: 할 일과 이슈를 추적합니다. 지라, 린리어, 트렐로, 아사나가 있습니다. 개발 조직 규모에 따라 요구가 크게 달라지는 층입니다.
- 자산 층: 파일, 디자인, 코드를 보관합니다. 구글 드라이브, 피그마, 깃허브가 들어갑니다. 대체가 어려워 비용 조정 여지가 작습니다.
실무에서 낭비가 생기는 자리는 지식 층과 작업 층의 경계입니다. 노션으로 할 일을 관리하면서 트렐로도 쓰는 조합, 지라에 문서를 쓰면서 노션도 쓰는 조합이 자주 나옵니다. 경계를 어디에 둘지 팀 안에서 한문장으로 정해 두는 편이 도구를 하나 더 사는 것보다 효과가 큽니다.
층을 구분하면 도구를 평가하는 질문도 달라집니다. 커뮤니케이션 층에서는 알림을 얼마나 정확하게 거를 수 있는지가 중요합니다. 모든 메시지가 알림으로 오면 아무도 알림을 보지 않게 됩니다. 지식 층에서는 검색 품질과 문서 구조가 핵심입니다. 반년 전 문서를 세 번의 클릭 안에 찾을 수 있어야 제구실을 합니다. 작업 층은 상태 변경이 얼마나 가벼운지로 평가합니다. 티켓 하나 만드는 데 입력 칸이 열 개면 아무도 쓰지 않습니다.
요금 구조는 어떻게 다른가요?
주요 도구의 요금은 대체로 사용자당 월 단가 방식이고 연간 결제에서 할인이 붙습니다.
| 도구 | 무료 플랜 | 유료 시작 가격 | 상위 플랜 |
|---|---|---|---|
| 슬랙 | 제공, 앱 연동 10개 제한 | 프로 월 7.25달러(연간) | 비즈니스+ 월 15달러 |
| 노션 | 개인 사용 제공 | 플러스 월 10달러 | 비즈니스 월 20달러 |
| 트렐로 | 제공 | 스탠다드 월 5달러 | 프리미엄 월 10달러, 엔터프라이즈 월 17.5달러 |
| 잔디 | 제공 | 프리미엄 멤버당 월 6,000원(연간) | 상위 플랜 별도 |
국내 결제 금액으로 보면 노션 플러스가 인당 월 1만 4천 원 안팎, 비즈니스가 3만 원 안팎입니다. 환율과 부가세가 붙으니 달러 표시 가격보다 실제 청구액이 높게 나오는데요. 예산을 짤 때는 부가세 포함 금액으로 계산해야 어긋나지 않습니다.
상위 플랜으로 올라가는 이유는 한 번 짚어 둘 만합니다. 대개 기능이 아니라 관리 요구 때문에 올라갑니다. 사용자 권한 관리, 외부 공유 제어, 감사 로그, 단일 로그인 같은 항목이 상위 플랜에 묶여 있습니다. 투자 유치나 기업 고객 계약 단계에서 보안 요구가 들어오면 이 항목이 필요해집니다.
10인 팀 연간 총비용을 계산해 보면
같은 10인 팀이 도구를 어떡게 구성하느냐에 따라 연간 비용이 두 배 이상 벌어집니다.
| 구성 | 도구 | 인당 월 비용 | 10인 연간 |
|---|---|---|---|
| 최소 구성 | 슬랙 프로 + 구글 워크스페이스 + 트렐로 스탠다드 | 약 20달러 | 약 2,400달러 |
| 표준 구성 | 슬랙 프로 + 노션 플러스 + 구글 워크스페이스 + 피그마 | 약 35달러 | 약 4,200달러 |
| 확장 구성 | 비즈니스 플랜 중심 + 이슈 트래커 + 고객 문의 도구 | 약 60달러 | 약 7,200달러 |
표를 보고 어떤 구성이 옳다고 말할 수는 없습니다. 다만 인원이 늘면 금액이 선형으로 늘어납니다. 10인에서 30인이 되면 표준 구성 비용은 연 1만 2천 달러가 됩니다. 시드 단계에서 가볍게 결정한 구성이 시리즈 A 이후 고정비로 남습니다.
그래서 도구를 고를 때 두가지를 같이 봐야 합니다. 지금 인원의 비용과 3배 인원이 됐을 때의 비용입니다. 사용자당 단가가 높은 도구는 팀이 커질 때 부담이 빠르게 늡니다. 반대로 조직 단위 정액 요금 도구는 초기에 비싸 보이지만 성장 국면에서 유리해집니다. 계약 단위를 확인하는 일도 빠뜨리기 쉽습니다. 일부 도구는 비활성 계정에도 요금을 청구하고 연간 계약 중에는 좌석을 줄일 수 없습니다. 인원 변동이 큰 단계에서는 월 결제를 유지하는 쪽이 할인보다 유리한 경우가 있습니다. 연간 계약으로 아끼는 금액과 좌석을 줄이지 못해 생기는 손실을 나란히 적어 보면 판단이 쉬워집니다.
무료 플랜의 숨은 비용
무료 플랜으로 버티는 선택은 초기에 합리적입니다. 다만 비용이 0원인 것은 아니고 다른 형태로 지불합니다.
첫째는 이력 제한입니다. 커뮤니케이션 도구의 무료 플랜은 과거 메시지 열람이 제한되는 경우가 있습니다. 반년 전 의사결정 근거를 찾을 수 없으면 같은 논의를 다시 하게 됩니다.
둘째는 연동 제한입니다. 슬랙 무료 플랜은 앱 연동을 10개까지 허용합니다. 배포 알림, 오류 모니터링, 캘린더, 고객 문의 연동을 붙이기 시작하면 금세 한계에 닿습니다. 연동이 막히면 사람이 손으로 옮기는 작업이 생기고 그 시간이 요금보다 비쌉니다.
남은 하나는 권한 관리입니다. 무료 플랜에서는 외부 공유 제어와 게스트 권한 설정이 제한됩니다. 외주 개발자나 디자이너를 들일 때 내부 문서 전체가 함께 열리는 상황이 생길 수 있습니다. 정보 분리가 필요한 단계가 오면 요금제를 올리는 것이 보안 조치입니다.
팀이 5인 이하이고 외부 협업이 없고 연동이 세 개 이하라면 무료 플랜으로 충분합니다. 세조건 중 하나라도 깨지면 그 도구는 유료 전환을 검토할 시점입니다.
도구를 줄일 때 쓰는 기준
도구 정리를 기능이 겹치는 것부터 찾는 식으로 시작하면 잘 안 됩니다. 담당자마다 선호가 다르기 때문입니다. 아래 순서가 실무에서 덜 다퉜습니다.
1단계는 접속 기록 확인입니다. 최근 30일 접속자가 전체 인원의 30% 아래인 도구는 정리 대상입니다. 아무도 쓰지 않는 도구를 먼저 끊으면 반발 없이 금액이 줄어듭니다.
2단계에서는 한 문장 규칙을 만듭니다. "결정은 슬랙, 기록은 노션, 할 일은 린리어"처럼 층별로 한 도구를 정합니다. 예외를 두면 규칙이 무너지니 예외는 적지 않습니다.
3단계는 이관입니다. 끊을 도구에 남은 자료를 내보내 지식 층으로 옮깁니다. 이 단계를 건너뛰고 해지하면 자료가 사라져 다음에 도구를 다시 사게 됩니다.
4단계에서는 재검토 주기를 정합니다. 분기마다 구독 목록과 접속 기록을 다시 봅니다. 도구는 늘어나는 방향으로만 움직이므로 주기적으로 끊는 절차가 없으면 1년 뒤 같은 상태로 돌아갑니다.
도입 순서는 인원 수에 따라 달라집니다
도구를 한꺼번에 갖추는 것은 낭비입니다. 인원 구간별로 필요한 층이 다릅니다.
3인 이하라면 커뮤니케이션 도구와 문서 도구 하나면 충분합니다. 이 단계에서 이슈 트래커를 도입하면 티켓을 만드는 시간이 일하는 시간보다 길어집니다. 대화로 조율되는 규모이기 때문입니다.
5~10인 구간에서 작업 층이 필요해집니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 말로 추적되지 않는 지점이 이 구간에서 옵니다. 동시에 지식 층의 구조가 중요해집니다. 신규 입사자가 생기면서 온보딩 문서의 가치가 드러납니다.
20인을 넘기면 권한과 보안 요구가 들어옵니다. 단일 로그인, 접근 권한 분리, 감사 로그가 필요해지고 상위 플랜 비용이 발생합니다. 기업 고객과 계약하거나 투자 실사를 받는 과정에서 요구되는 항목이기도 합니다.
퇴사와 입사 처리도 이 구간부터 부담이 됩니다. 도구가 여섯 개면 입사자 한 명에게 계정을 여섯 번 만들고 퇴사자에게서 여섯 번 회수해야 합니다. 회수가 누락되면 전 직원이 문서에 접근할수 있는 상태로 남습니다. 단일 로그인은 편의보다 이 위험을 관리하려고 도입합니다. 계정 목록을 분기마다 점검하는 절차를 만들어 두면 도구 수를 줄이는 동기도 자연스럽게 생깁니다.
도구는 조직 문제를 해결하지 못합니다. 의사결정 기록이 남지 않는 팀은 도구를 바꿔도 기록이 남지 않습니다. 결정을 어디에 적을지 정하는 합의가 먼저이고 도구는 그 합의를 담는 그릇입니다. 비용 최적화의 가장 큰 항목도 여기서 나옵니다. 탐색에 쓰는 시간을 줄이면 인당 월 몇 달러와는 비교가 되지 않는 금액이 절약됩니다. 도구를 바꾸기 전에 규칙 한 줄을 먼저 정하는 쪽이 비용도 적게 듭니다. 10인 팀에서 한 사람이 하루 20분을 자료 찾는 데 쓰면 월 기준 33시간입니다. 인건비로 환산하면 도구 비용 전체보다 큽니다. 협업툴 결정을 비용 항목으로만 다루면 이 숫자가 보이지 않습니다.